Was meinst du mit deiner Frage?
Warum man E-Mailarchivierung überhaupt braucht?
Hier die Kurzfassung ;-)
Da hier schon ein paar steuerlich- / geschäftskritische Sätze drinstehen möchte ich darauf hinweisen das dieses Post keine Rechtsbelehrung darstellt und somit lediglich meine persönliche Meinung - die ich mir aus verschiedenen Quellen und Gesprächen mit unserem RA gebildet habe - widerspiegelt.
JEDER der in DE Geschäftsbriefe, Rechnungen, Reklamationen, Bestellungen per E-Mail empfängt oder versendet ist verpflichtet diese Dokumente zu archivieren. Und zwar so wie er sie erhalten bzw. versendet hat. (Ausdrucken und Falten = Betrug).
Wer das nicht macht verletzt seine Buchführungspflicht. Das Finanzamt ist berechtigt die Vorsteuer für Rechnungen zu streichen die nicht ordnungsgemäß archiviert wurden. Wir haben schon Abschriften der Steuerprüfungsanmeldung gesehen wo das FA verlangt das alle elektronischen Rechnung aus dem Prüfungszeitraum auf einem Datenträger bereitgestellt werden müssen.
Die Archivierung muß dabei revisionssicher und - im eigenen Interesse - verschlüsselt erfolgen. Die Archivierung muß in DE erfolgen. Einen Speicherung in z.B. den USA ist nicht zulässig.
Neben den ganzen Pflichten bringt eine Archivierung auch den Vorteil das man in sekundenbruchteilen auf alte E-Mails zugreifen kann. Je nach System können auch Anhänge durchsucht werden.